II. Права Личный помощник имеет право: 1. Представлять Общество в отношениях с другими организациями, представлять интересы Общества в сторонних организациях при организации встреч и телефонных соединениях руководства. 2. Запрашивать и получать необходимые материалы, документы, информацию от сотрудников других подразделений для выполнения распоряжения руководства Общества и непосредственного руководителя. 3. В пределах своих должностных обязанностей подписывать и визировать документы, а именно: сопроводительные письма для исходящих факсов, заявок; заявки на разовые пропуска для прохода в административное здание. 4. Самостоятельно вести переписку / переговоры с внешними организациями по вопросам, связанным с разрешением текущих вопросов, не требующих решения вышестоящего руководства и согласия других сотрудников, а именно уточняющего характера - для разрешения текущих вопросов, связанных с рабочим графиком руководства или выполнением распоряжений, не накладывающие никаких обязательств. III. Должностные обязанности К обязанностям Личного помощника руководства Общества относятся: 1. Выполнение задач, поставленных руководством и непосредственным руководителем. 2. Обеспечение входящих и исходящих звонков руководства, организация конференц- (многосторонних) звонков руководства. 3. Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству (письменно или устно). 4. Осуществление технической помощи руководству (копирование, печать, сканирование и пр.). 5. Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководства. 6. Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов). 7. Организация приема посетителей руководства: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность). 8. Ведение расписания переговорных комнат. 9. Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте). 10. Составление и редактирование деловых писем для руководства. 11. Контроль сохранности документов в приемной руководства. 12. Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации. 13. Координация работы водителей руководства (координация маршрутов, оповещение водителей о выходе руководства из здания, координация замещения водителей). 14. Организация поездок и командировок руководства (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.) 15. Организация приезда иностранных партнеров и клиентов (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы мероприятий и поездок и т.п.) 16. Координация работы касающейся руководства с секретарем-референтом. 17. Замещение секретаря-референта офиса. 18. Выполнение других поручений непосредственного руководства.
Должностная инструкция административного помощника. Скачать должностную инструкцию административного помощника (.doc, 81КБ).
Должностная инструкция ассистента ( помощника) генерального директора, должностные обязанности ассистента генерального директора, образец.
Чем полезна профессия ассистента ( помощника) генерального директора? Прежде всего тем, что развивает в человеке следующие личностные.
Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность личного помощника руководства, именуемое в дальнейшем.
Общие положения. 1.1. Помощник руководителя организации относится к категории специалистов. 1.2. Помощник руководителя организации.
Должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора – это, прежде всего, помощь первому лицу компании. Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора может включать и специфические требования (например, знание двух иностранных языков) и обязанности. В любом случае, образец должностной инструкции ассистента (помощника) генерального директора поможет вам в составлении кадрового документа. К списку должностных инструкций УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Фамилия И.О. ________________ «________»_____________ ____ г. 1. Общие положения 1.1. Ассистент (помощник) генерального директора относится к категории специалистов. 1.2. Ассистент (помощник) генерального директора назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Ассистент (помощник) генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору компании. 1.4. На время отсутствия ассистента (помощника) генерального директора его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации. 1.5. На должность ассистента (помощника) генерального директора назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее или неполное высшее, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства. 1.6. Ассистент (помощник) генерального директора руководствуется в своей деятельности: - законодательными актами РФ; - Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; - приказами и распоряжениями руководства; - настоящей должностной инструкцией. 2. Должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора Ассистент (помощник) генерального директора выполняет следующие должностные обязанности: 2.1. Планирует рабочий день генерального директора (встречи, звонки, прием, пр.). 2.2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности генерального директора (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.) 2.3. Сопровождает генерального директора на встречах, в поездках, пр. 2.4. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров. 2.5. По поручению генерального директора согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений. 2.6. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю. 2.7. Ведет делопроизводство, получает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю. 2.8. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей. 2.9. По поручению генерального директора составляет письма, запросы, другие документы. 2.10. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 2.11. Выполняет отдельные служебные поручения генерального директора. 3. Права ассистента (помощника) генерального директора Ассистент (помощник) генерального директора имеет право: 3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач. 3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании. 3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании. 3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции. 4. Ответственность ассистента (помощника) генерального директора Ассистент (помощник) генерального директора несет ответственность: 4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей. 4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации. 4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности. К списку должностных инструкций
